Communication événementielle: stratégie, plan et outils

Avez-vous déjà envisagé d’intégrer d’importants déploiements d’informations dans vos campagnes marketing? Il est temps d’y penser si ce n’est pas encore le cas. Des hashtags à l’accueil, les stratégies de communication évènementielle et leur lien avec votre plan marketing peuvent avoir de grands impacts sur le succès de votre événement. A défaut de tout maîtriser, il est conseillé de faire appel à une agence d’évènementiel.

Calendrier de communication

Votre calendrier marketing et votre calendrier de communication seront influencés par les délais de vente des billets, de signature des conférenciers ou du choix des programmes d’événements. Voici quelques règles générales à respecter lors de la planification de votre stratégie de communication:

Les dix semaines précédentes l’évènement doivent être consacrées à l’exécution de votre campagne marketing et à l’élaboration d’une stratégie de communication. Cela doit être réalisé progressivement car, tous les éléments et les informations ne seront pas traités ensemble.

Vous devrez informer vos équipes organisatrices ou l’agence d’hôtesse à Paris à laquelle vous avez appel sur la stratégie à adopter afin qu’elles puissent agir en conséquence.

Au cours de la semaine de l’événement, communiquez toutes les informations essentielles et partagez-les directement avec les participants.

Les détails importants à communiquer

En communiquant les informations suivantes, dans cet ordre, vous éviterez des surprises désagréables à la fois pour votre équipe, pour l’agence d’évènementiel et pour les participants:

• Noms des conférenciers / hôtes : étant donné que vos conférenciers et hôtes sont une partie importante de ce qui attire les participants à votre événement, il faut commencer par les présenter bien avant l’évènement. Il est important d’envoyer des photos et de brèves biographies d’introduction à toute l’équipe.
• Agenda et activité de l’événement : les participants devront connaître le programme de l’événement à l’avance pour planifier leurs activités et tirer le meilleur parti de la journée, ce qui est particulièrement important dans une conférence comprenant plusieurs sessions.
• Canaux de communication et téléchargements nécessaires : vous devez choisir les canaux de communication à utiliser au tout début de l’organisation. Il peut s’agir d’une application, d’un média social, d’un site Web ou de courriels. En tenant compte des données démographiques de vos participants, sélectionnez-en des efficaces et laissez-les savoir comment y accéder. Si vous organisez des événements professionnels, l’utilisation d’une application d’événements mobiles est une tendance de nos jours.
• Musique / DJ : votre animateur et votre DJ donnent le ton à votre événement. Aidez les gens à se familiariser avec eux à l’avance.

Ce liste de conseils n’est pas exhaustive et peut être rallongée, selon l’évènement, mais constitue une bonne base pour réussir toute organisation évènementielle.

Un enjeu de proximité

Comme tous les outils de communication, l’événement a pour objectif d’améliorer l’image et la notoriété de l’entreprise ou de la marque. Sa spécificité : rassembler des publics cibles, de préférence composés d’influenceurs. Les objectifs peuvent être divers : fournir des informations de première main, fédérer un réseau ou une communauté, faire parler de soi, s’imposer comme une référence… Dans tous les cas, il s’agit de créer un moment unique, qui marque les esprits, tant dans le fond que dans la forme et qui permette de nouer des contacts dans un environnement agréable.