Que peut faire le logiciel de gestion d’impression pour vous ?
Le logiciel de gestion d’impression est idéal pour les entreprises à petit budget. Il vous permet de mieux suivre les quotas d’impression, quels documents vont d’où à où et quelle imprimante consomme le plus d’encre et de réparations par rapport aux autres imprimantes de votre établissement. Bref, c’est une solution informatique qui vous permet de mieux gérer le parc imprimante de votre entreprise dans un ultime objectif : réaliser des économies d’argent.
Gestion de parc imprimante : ce qu’il faut savoir
Le logiciel de gestion d’impression est idéal pour toutes sortes d’établissements : établissements d’enseignement, bibliothèques publiques, entreprises… et pour chaque établissement, il existe un type spécial de logiciel de suivi d’impression spécialement conçu pour leurs utilisations et leurs besoins. Avec des programmes sophistiqués, les logiciels de gestion des impressions sont en mesure d’optimiser tout le processus d’impression, des imprimantes aux documents qui doivent être imprimés, en passant par le consommable et la fréquence de réparation et d’entretien de chaque matériel.
La gestion de l’impression pour les bibliothèques publiques, la gestion de l’impression pour les entreprises et la gestion de l’impression pour les établissements d’enseignement peuvent vous permettre de voir facilement quelle imprimante prend en charge le plus de travaux d’impression tout au long de la journée, tout en vous donnant précisément les heures de pointes d’impression. Cela est particulièrement important dans la mesure où vous saurez désormais gérer les entretiens et l’approvisionnement de chaque imprimante en fonction des rapports générés par votre logiciel de gestion des impressions.
Cette solution 100% automatique vous permet également de contrôler le quota que vos employés, ou clients peuvent avoir par jour ou par semaine etc. Cela vous permet de mieux distribuer les quotas en fonction des besoins de chaque employé et savoir qui a besoin d’un quota plus important. Après avoir déterminé cela, vous pouvez améliorer votre politique d’impression et, en conséquence, réaliser des économies en maîtrisant tout le processus. Peut-être qu’une partie importante du courrier pourrait se faire exclusivement par email ? Maintenant vous pouvez le savoir et le mentionner dans une circulaire destinée à vos employés.
Rationnaliser ses dépenses d’impression
Avec le suivi d’impression, vous pouvez voir quand les documents ont été imprimés, par qui ils ont été imprimés et quelle imprimante a reçu et imprimé les documents. Cela vous permet également de déterminer le temps dont vous disposez avant de devoir changer la cartouche d’encre ou d’ajouter plus de papier si vous la surveillez suffisamment. Il vous permet également de savoir quelle imprimante subit le plus d’usure tout au long de la journée et peut nécessiter le plus de d’entretien et de réparations tout au long du mois car elle est tellement utilisée.
Avec un quota d’impression, vous êtes en mesure de surveiller la quantité d’impression de vos employés et de vous assurer qu’ils ne gaspillent pas de papier. Et s’ils ont besoin de quelques pages supplémentaires pour une tâche très importante et très spéciale, vous pouvez simplement autoriser l’impression du nouveau document. La gestion se fait depuis l’ordinateur du responsable de cette tâche en toute facilité.
Vous pouvez télécharger et acheter un logiciel de gestion d’impression en ligne. La plupart du temps, il existe un essai gratuit qui vous permet de voir si ce que vous envisagez d’acheter correspond exactement à ce que vous recherchiez. Tout ce que vous avez à faire est télécharger le logiciel de gestion du parc imprimante, et de lier vos équipements au réseau local. C’est très facile à gérer en interne par le personnel technique de l’entreprise.